７つのメールの種類と処理の仕方
私たちは毎日受信箱を開き、そのメールが仕事用か何か怪しい遺産相続の話かを見分け整理する。しかし、これを読んだらきっと全てのメールを７つの簡単なプロセスでいつも受け取り、処理をすることができるようになるだろう。ここでいうメールは最近でいうLINEというよりかは、パソコンなどで開くEmailのことである。
７つのメールの種類
- 返信しなくていい、そもそも読む必要性がない。気前よくアーカイブボックスやゴミ箱に捨てることのできるメール。そしてもしこれがあなたがもう絶対読むことのないニュースだったら、一度購読解除しよう。もしその情報が本当に重要であるならば、自分でネットで調べるなり他の方法でも情報は知ることはできる。
- フォルダー分けされるもの。たとえば領収書の控えや大切なメール、そして次の仕事に使うための情報である。これらはフォルダ分けすべき重要なメールたちである。だが、なんでもかんでもフォルダを作りすぎてしまうと、探したいものが見つかりにくくなることがある。人生もメールのフォルダも、シンプル以上にいいことはない。
- 任意の返信。返信をする必要はないが、もしすれば相手にとっては嬉しく感じるもの。
- 読んでいるその時間を節約できるもの。そのメールを読んだらためになることもあるが、必要としていないもの。これらにはフォルダ分けをしよう！あなたの受信箱での生産性を上げることになる鍵となる。
- 今日中に返信しなければいけないもの。もしそれが重要で緊急を要するものであれば、真っ先に処理をしよう。それか仕事が終わって受信箱を整理するときに返信しよう。
- 今日中ではないが、返信しなければいけないもの。（上司からのメール、恋人、顧客など）距離は遠近感を生み出す。もしそのメールが返事を今日中にと迫っていないのであれば、あなたが返事するであろう曜日の名前のついたフォルダに（火曜日チェックリスト、水曜日に処理するメール、など）入れてしまおう。そして、その曜日になったら返信すればいいのだ。便利なツールもある。Rightbox for gmail（筆者もこれを使っている）と、FollowUpThen.comかFollowUp.ccだ。
- 決められないもの。どこにあてはまるかを分析して麻痺する価値もないもの。１や２の場合が多い。
フォルダは２つから５つが理想的だである。曜日ごとに分けるのもいいし、紹介したツールはもっと効率よく仕分けしてくえるだろう。
メールを効果的に使う方法
- メール処理のために毎日一定の時間を取ろう。私はgmailとYahoo!メールを合わせて３０分ほど１日の終わりに確認し、受信箱をきれいにしている。このほうが１日かけて受信メールをゼロにするより効率的である。なぜかというと、バッチの原理が働くからだ。この動作の切り替え回数を少なくすれば、更に効率的でスムーズになる。
- もし急を要するメールをもらったら？これが私がほぼ一日をかけてメールを確認する（約１時間に1回）理由である。急用だったらすぐに返信し、そうでなかったら１日の終わりに処理する。距離は遠近感を生み出す。これを覚えておこう。そのメールの返信を相手に待たせれば待たせるほど、相手に遠近感を感じさせる。ときには１日の終わりに返信をしたら関係は修復できるものもある。人が相手の人格を試す時、いつ返信をするかという権限を与えるようになるのだ。
- メール処理をしないときはメールタブを閉じよう。それかメール受信箱の数字を確認しないようにしよう。潜在意識から遠ざけてもいいのだ。あなたは原子力工場で働いているわけではないんだから。
- 短いメールを書こう。なにが要点かすっきり分かるようにしたら、相手の返事も早い。的確なメールがお互いのムダであった時間を省く。
- だが、ポジティブに、そして親しげにしよう。相手の顔が見えないだけに誤解を招きやすく、関係にひびが入ってしまうこともある。私はこのことを特に気をつけている。文の始めに「メールありがとうございます』終わりに「良い週末をお過ごしください」など入れている。
もちろんあなたが、メール処理しているし分かりきっている部分もあったと思う。
だが、本質的なものを見極めてもう一度見直すことも大事である。
A System Of Email Productivity より
